Menu

Fortegnelse over behandling af personoplysninger

Fortegnelse over behandling af personoplysninger

 

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i: FC SevenOaks, C/o Thomas Schmidt, Fisken 13, 7100 Vejle, CVR nummer: 34631026

Data for seneste ajourføring af dokumentet: 15. maj 2018

1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?

Arne Nielsen Sofus Larsen Thomas Schmidt

2. Hvad er formålene med behandlingen?

a) Varetagelse af medlems-forhold og trænere og lederes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalfor-samlinger og kontingent-opkrævning

b) Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberet-ning til kommunen efter folkeoplysningsloven samt indberetning ved turneringsadministration til idrætsorganisationer

c) Udbetaling af løn, godtgørelser og skatteindberetning

d) Kontakt til medlemmerne i forbindelse med konkurrencer, støttelotteri og andre aktiviteter

e) Mulighed for at kunne tilbyde nyt tøj til klub-bens medlemmer, samt indkøbe manglende overtrækstrøjer og andet materiale når dette mangles.

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

a) Navn

b) Mailadresse

c) Telefon

d) Adresse

e) nationalitet

f) tøjstørrelse

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

a) INGEN

4. Hvem behandler vi oplysninger om?

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registre-rede personer:

a) Medlemmer

b) Ledere

c) Trænere

5. Hvem videregives oplys-ningerne til?

a) [Almindelige personoplysninger om medlemmer, ledere og trænere videregives til DGI, DBU og specialforbund under DIF, når vi i foreningen har en berettiget inte-resse heri]

b) Til Sport24 ved køb af tøj til medlemmer, ledere og trænere i klubben

6. Hvornår sletter vi person-oplysninger i foreningen?

a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til [3 år] efter tilhørsforholdets ophør. Almindelige personoplysninger om ulønnede ledere og trænere opbevares i op til [1 år] efter virket er ophørt. For løn-nede ledere og træneres vedkommende opbevarer oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets op-hør.

b) Oplysninger, der er til-lagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.

7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?

Oplysningerne opbevares på de 3 dataansvarliges PC´er. Thomas´ PC er en arbejds PC´er hvorfor den er låst af personligt password som kun Thomas kender. Derudoverhar den IT ansvar-lige på Thomas´ arbejde adgang

Thomas´ arbejdsplads er indordnet og følger Dataforordningens regler og har derfor den ønskede og forventede IT sikker-hed.

Arnes og Sofus´ PC er personlige PC´er med personlige password som kun Arne og Sofus kender.

Der er på alle PC´er opdateret og godkendt firewall / virusbeskyttelse.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?

Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og til Datatilsynet.

Vi dokumenterer alle brud på følgende måde: Vi logger alle uregelmæssigheder.

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores IT-systemer?

Vores IT-system kan følgende:

a) Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt

b) Alle andre behandlinger af data sker også manuelt. Det gælder rettelser, tilføjelser og andre oplysninger.