Menu

Manual FC SevenOaks

FC SevenOaks Klubmanual

Indholdsfortegnelse

Kap. 1. Klubbens ledelse, ansvars- og opgavefordeling  

Bestyrelsen

a)     Formandens opgaver

b)     Kassererens opgaver

c)     Bestyrelsesmedlemmers opgaver

d)     Klubbens hædersbevisninger

Kap. 2. Klubbens målsætninger 

a)      Klubbens målsætning

b)      Klubbens værdigrundlag     

c)      Medlemsindragelse - demokrati i hverdagen

d)      Udvikling og fremtid

e)      Klubbens mål for træneradfærd.

f)       Klubbens rekrutteringspolitik

g)      Pleje af frivillige

h)      Klubbens sponsorpolitik  

Kap. 3.  Medlemmerne

a) Nye medlemmer 

b) Førstehåndsindtryk, modtagelse 

c) Indmeldelser / udmeldelser / stamkort m.m. 

d) Hvad skal det koste?

e) Kontingent og betalingsformer

f) Medlemspleje

g) Velkomstinformation  

Kap. 4. Information og synliggørelse

a) Hvorfor synliggøre sig?

b) Sæsonprogram

c) Formidling

d) Pressekontakt

e) Den interne information

Kap. 5.  Økonomi og forsikringer

Kap. 6. Sponsorer        

Klubbens sponsorpolitik

a) Klubbens forudsætninger

b) Hvad kan og vil vi sælge?

c) Konsekvenser af sponsoraftale

d) Formulering af en samlet sponsorpolitik

e) Information til sponsorer

Sponsoraftale

a) Omfang og muligheder

b) Præsentation og salg

c) Synliggørelse af sponsorer

Sponsorpleje 

a) Omfang

b) Hvem gør hvad

Kap. 1. Bestyrelsen.

Formand 

- Oprettelse af Oaks kort- navn, mobil, email, adresse, fødselsdato som videregives til ansvarlig fra SevenOaks

- Ansvarlig for svar på spørgeskemaer og lignende fra dommerklub / JBU sammen med sportschefen.

- Evt. deltagelse i møder og lignende afholdt af dommerklubben / JBU sammen med sportschefen.

- Indkaldelse af møder - bestyrelses møder og evt. holdmøder (Generalforsamling osv.).

- Afholdning af årsmøde - fremlæggelse af regnskab/kasser - Besvarelse af diverse spørgsmål

- Accept til udbetaling af øvrige udgifter.

- Salg af målaktier sammen med sportschef

- Sponsor "pleje" og indhentning af nye sponsorer sammen med sportschefen.

- 2 Gange årligt skal formanden skrive et indlæg til hjemmesiden - "Formandens hjørne

- Opkræv kontingent fra spillerne 2 gange årligt (når betalinger indløber gives besked fra kassér).

- Opstilling af regnskab ved afslutning af året - sammen med kassér.

- Adgang til kluboffice og udfyldelse og opdatering af spillerlister.

- Udførlig adresse og telefonliste på alle involverede i klubben.

- Indkrævning af målaktier sammen med "sponsoransvarlige". (Indbetalinger oplyses af kassér).

- Ansvarlig for indberetning af medlemsantal

- Ansvarlig for salg af trøjer til spillerne i stedet for tøjvask.

- Tømning og overvågning af digital postkasse - er oprettet.

Kasser/Bogholder  

- Betaling af regninger til JBU 

- Afregning af diverse til Sport 24 - Adgang til email eller ofte tjek af email

- Opstilling af regnskab ved afslutning af året - sammen med formand.

- Besked til formand om indbetalinger af kontingent.

- Besked til formand og "sponsoransvarlige" om indbetalinger af målaktier.

Bestyrelse 

- Som medlem af bestyrelsen skal der deltages i diverse møder.

- Man hjælper til med opgaverne i klubben.

- Man har ansvar for at holde øje med at alle andre med opgaver opfylder deres arbejdsopgaver.

- Har ansvar for at melde retur intern i bestyrelsen hvis problemer eller udfordringer omkring holdene eller klubben opfanges.

- Ansvar for indhentning af nye sponsorer sammen med sponsoransvarlige og sportschefen.  

Klubbens hædersbevisninger.

Æresmedlem

Æresmedlem kan kun udnævnes af bestyrelsen efter følgende kriterier:

En der har ydet en helt usædvanlig, ekstraordinær indsats for FC SevenOaks, kan af en enig bestyrelse udnævnes til æresmedlem. Æresmedlemsskab medfører frit kontingent og giver gratis adgang til alle  arrangementer med  ledsager.

Klubbens aktiv pokal

Prisen, der fungerer som vandrepokal, er et udtryk for bestyrelsens ønsker at tilskynde de aktive  medlemmer til at yde en ekstra indsats såvel på som udenfor banen. Indstilling til prisen kan foretages af alle medlemmer til bestyrelsen, som ligeledes kan indstille  medlemmer.

Bestyrelsen foretager den endelige udvælgelse. Pokalen uddeles til klubbens grisefest. 

Følgende forhold vil der bl. a. blive lagt vægt på i tildelingen:

- god kammerat

- pæn opførsel på banen under kamp

- pæn opførsel uden for banen

- hjælpsom i foreningens almindelige arbejde

- udvist flid og interesse under træning

- udvist stor sportslig fremgang

- udvist speciel god klubånd

Åres lederpokal.

Prisen, der fungerer som vandrepokal, er et udtryk for at bestyrelse ønsker at tilskynde ledere til at  yde en ekstra indsats. Indstilling til prisen sker til bestyrelsen, som ligeledes kan indstille medlemmer. Indstilling skal foreligge til bestyrelsens oktober møde. Pokalen uddeles årligt.

Følgende forhold vil der bl. a. blive lagt vægt på i tildelingen:

- god kammerat pæn opførsel før/under/efter kamp

- hjælpsom i foreningens almindelig arbejde

- udvist vedvarende stor flid og interesse for ledergerningen

- været med til at skabe muligheder for gode sportslige resultater

- medvirket til at styrke sammenholdet

- udvist speciel god klubånd.

Kap. 2. Klubbens målsætning

Formål Klubbens formål er at fremme interessen for fodboldspillet og styrke det sociale samvær klubben.

Politik

Klubben formål søges opnået ved 

  1. at synliggøre ansvar, arbejdsområder og arbejdsmetoder.
  2. at sikre den bedst mulige udnyttelse af alle klubbens ressourcer.
  3. at sikre kontinuitet i klubarbejdet.
  4. at tilgodese alle i klubben.
  5. at gennemføre arrangementer på alle niveauer hvor det sociale samvær er omdrejningspunktet.

Strategi

Det er klubbens strategi 

- at have en klar, markant og selvstændig profil.

- at være en breddeklub med social arrangement, som også giver mulighed for elite, men ikke på  bekostning af bredden

- at formulere og efterleve en klar træner/lederprofil.

- at inddrage flest mulige i klubbens arbejde, ansvar og opgaver skal deles, der er nok af begge dele.

- at have en fælles overordnet fodboldfilosofi

- spillestil.

- at der foreligger en struktureret, entydig udviklingsplan for FC SevenOaks

- at være åben over for forandring og udvikling, gennem evaluering.

- at klubbens ydelser er præget af kvalitet.

Handlingsplan/delmål

Klubbens sociale arrangement skal præge samvær i klubben, alle er lige og behandles derefter. 

Klubben satser på tekniske fodboldspillere - jfr. klubbens fodboldfilosofi, træning foregår så vidt muligt med bold.

Klubben stiller nødvendige materialer til rådighed til træning. Klubben har altid tilknyttet træner og holdleder til hvert hold.  Klubben ønsker uddannede eller at uddanne alle trænere. 

Klubben tilbyde alle der påtager sig en ledergerning relevant uddannelse.

Klubben kræver en pæn og høflig behandling af dommere, modstandere m. v 

Klubben optræder udadtil med en stemme. 

Klubbens kontakt med omverdenen, herunder unioner, foregår gennem de officielle kanaler.

Klubben ønsker at alle i klubben gennem samarbejde og indbyrdes tolerance i fællesskab løser de problemer, der uvægerligt vil opstå. Alt sammen i en positiv ånd og tone. 

Intern uenighed løses ved kontakt til rette vedkommende i en positiv ånd. Ingen snak i krogene.

Klubben har en sund økonomi. 

Et medlemskab af klubben er en livsstil.

Alle hjælper alle i klubben - dine problemer - er vores problemer.  Der er plads til alle i klubben.

Beslutninger i klubben er præget af synliggørelse, information og dialog. 

Klubbens værdigrundlag

Klubliv

Medlemskab af klubben er fælles livsstil om accept og ligeværd for alle, uanset evner. 

Trænere og ledere

Positivt samværd på og uden for banen er værdifuld.

Træningsmiljø

Idrætsglæde og medansvar for positiv tænkning.  

Medlemsindragelse - demokrati i hverdagen

Formål

Det er klubbens mål at medlemmerne oplever klubben som en demokratisk forening. Demokratiet skal ikke blot være noget der er henlagt til de årlige generalforsamling.

Politik

Det er klubbens politik

- at der bør afholdes faste spillermøder, i gennem sæsonen.

- at møderne ikke må opleves som envejskommunikation.

- at klubben skal være lydhør overfor kritik og nye ideer.

- at beslutninger i klubben skal tages så tæt på brugerne som muligt

- at der skrives referat fra alle større møder

Strategi

Klubbens bestyrelse i samråd med de enkelte udvalg fastlægger hvornår og hvordan der kan ske medlemsindragelse i klubben.

Udvikling og fremtid

Formål

En god fremtid for klubben kræver en løbende udvikling. Der skal derfor i klubbens hverdag skabes rum for udvikling.

Politik

Klubben ønsker løbende at blive en endnu bedre klub, både sportsligt, men også socialt.  

Strategi

At alle ledere i klubben er åbne over for udvikling og forandringer. Forandringer skal ikke ske for forandringerne skyld, men være begrundet i en forventning om forbedring på et eller flere områder. 

"Plejer" bør ikke stå i vejen for forandringer.

Klubbens værdigrundlag bør løbende tages op til drøftelse. 

Handlingsplan/delmål

Når der aftales forandringer skal der tages højde for den nye arbejdsbyrde, folk der påvirkes af forandringen skal inddrages/høres inden forandringen iværksættes. 

Hvis klubben lover en forandring, er det vigtigt, at løftet bliver holdt, derfor skal de der skal udføre opgaverne sige god for løsning af den nye arbejdsopgave.

Forandringer skal tidsplanlægges. Løfte om forandringer skaber forventninger, hvis disse ikke bliver indfriet kan det skabe stor utilfredshed.

Hvis en aftalt forandring ikke iværksættes, skal der meldes klart ud og oplyses om årsag til den manglende iværksætttelse.  Klubben skal formulere et værdigrundlag.

Information

Der tages referat af alle møder, og kopi tilsendes bestyrelse, trænere og sportschef 

Møder

Udvalget planlægger så vidt muligt alle nødvendige møder 1 år frem i tiden, i henhold til årets aktiviteter.

Information

Udarbejde  og vedligeholde træner/holdledermapper.

Ajourføre velkomstinformation.

Løbende ajourføre webmasteren med informationer til klubbens hjemmeside.

Levere indlæg til hjemmeside/facebook

Slå information op på hjemmeside/facebook om kommende aktiviteter.

Trænere og holdledere

Være informationscenter og ‘erfaringsbank’ for trænere og holdledere.

Samarbejde med klubbens sportschef

Træner-/lederforventninger til information

Som træner er du forpligtet til at sikre den fornødne information til hele truppen, som du har ansvaret for.

Det er vigtigt, at du vurderer den samlede trup, og på baggrund af din iagttagelser tilrettelægger din informationsproces, så den i art og hyppighed dækker bredt i truppen.

Klubbens rekrutteringspolitik 

Formål

Det er klubbens mål at der altid er et tilstrækkeligt antal ledere i klubben til at klare klubben løbende opgaver på tilfredsstillende vis, således at alt arbejde ikke hænger på en mindre ledergruppe, der langsomt kører død. 

Politik

Alle kræfter kan gøre gavn i klubben. 

Rekruttering er en løbende proces. Jo flere der kan bistå vedr. de enkelte hold, jo lettere bliver opgaverne, og det giver folk lyst til at forsætte.

Klubbens arbejdsopgaver skal beskrives på de enkelte delområder, således at folk klart han se hvad de siger ja til.

Strategi

De gode og spændende lederjob i klubben skal tilbydes alle, som har lyst til at yde en indsats.

Handlingsplan/delmål

De enkelte udvalg bør løbende drøfte rekruttering inden for deres eget område, men også være opmærksom på en bred rekruttering til klubbens aktiviteter.

Pleje af frivillige 

Formål Klubbens frivillige ledere er rygraden i klubbens eksistens. Lederne skal derfor opleve udfordringer og glæde ved deres ledergerning. Et af bestyrelsens vigtigste opgaver er at forestå en god lederpleje.

Politik

Der udformes derfor klare politikker der tilkendegiver ledernes rettigheder og muligheder for udvikling i klubben.

Alle trænere/leder får dækket deres omkostninger ved ledergerningen, samt modtager herudover en på forhånd kendt godtgørelse, samt evt. frysegoder i ht. gældende regelsæt

Strategi

Det er klubbens strategi at fastholde udvikle og tiltrække nye til klubben via en positiv personalepolitik, hvor lederne har maksimal indflydelse på egne vilkår, gennem en løbende dialog på ledermøder og klubmøder.

Handlingsplan/delmål

Trænerne høres om forhold vedr. deres lederjob inden der træffes beslutninger, med mindre det drejer sig om mindre praktiske forhold

Klubbens sponsorpolitik

Politik

Klubben skal udarbejde et sponsorkoncept som fastholder sponsorerne, samt tiltrækker nye sponsorer.

Klubbens sponsorer skal synliggøres mest muligt i klubben. Medlemmerne opfordres til at handle hos sponsorerne.

Klubben foretager alle mulige indkøb hos sponsorerne.

Strategi

Fastholdelse af sponsorerne skabes dels gennem arrangementer forud for hver hjemmekamp, virksomhedsbesøg, diverse arrangementer, og i øvrigt ved at skabe en ramme, hvor medlemmerne jævnligt kan mødes i sociale rammer, med samhandel medlemmerne imellem som en naturlig følge.

Det skal være forbundet med oplevelser at være sponsor i klubben.

Handlingsplan/delmål

Der udarbejdes en årsplan for servicering af sponsorerne. Sponsorerne får samlet set modydelser svarende til ca. 25 % af deres indbetalinger

Kap. 3.  Medlemmerne            

a)  Nye medlemmer 

b)  Førstehåndsindtryk, modtagelse 

c)  Indmeldelser / udmeldelser / stamkort m.m. 

d)  Hvad skal det koste?

e)  Kontingent og betalingsformer

f)  Medlemspleje

g). Velkomstinformation

a)  Nye medlemmer 

Medlemmerne danner grundlaget for klubben. Vi skal tage godt imod dem, og vi skal fortælle dem, hvad vi forventer af dem, hvad de skal bidrage med og hvordan vi forventer de omgås og respekterer andre medlemmer, trænere og ledere. 

Der bør derfor formuleres en politik og fastlægges hvilke tiltag og opgaver der bør iværksættes over for nye medlemmer.

Politikken kan omfatte:

-  modtagelse af nye medlemmer

-  informationsmateriale til nye medlemmer

-  synliggørelse af nye medlemmer

-  præsentation af nye medlemmer 

-  opfølgning over for nye medlemmer

b)  Førstehåndsindtryk, modtagelse 

Gennemtænk hvilket indtryk vi vil give – specielt overfor de nye der kommer til FC SevenOaks for første gang.     

c)  Kontingent - betalingsformer

Betaling kontant på træningsstedet er for mange det nemmeste, så er der ikke mere vrøvl og der er afregnet.

d)  Medlemspleje

At arbejde bevist med medlemspleje betyder at medlemmerne føler sig velkomne, ved hvad de kan forvente, ved hvad de har mulighed for at bidrage med og er godt informeret igennem hele sæsonen.

Denne information kan ske på mange måder, bl.a. ved:

Opslag

Nyhedsbreve

Hjemmeside

Velkomstfolder Synlighed

Medlemsfordele

Aktivitetsliste

Hjemmeside

En opdateret hjemmeside, hvor alle medlemmer altid kan gå ind og se oplysninger om arrangementer, hold samt trænere og bestyrelse – gerne med fotos m.m. er et stort aktiv. 

Her kan man også levere nyheder helt dugfriske eller ændringer i programmet, aflysninger m.m.

Velkomstfolder

En velkomstfolder giver et fælles godt grundlag til at fortælle om foreningen, om aktiviteterne, om hvilke krav og forventninger man har til medlemmerne samt hvilke muligheder man har i foreningen for at være aktiv og involvere sig

Synlighed

En aktiv bestyrelse, der formår at komme forbi  for at sige hej til de nye er også en del af medlemsplejen.  

Medlemsfordele

Muligheden for at man som medlem kan tilmelde sig den nye sæson før nye, er en klar prioritering og pleje af medlemmer.

  Rabatter i forskellige forretninger for medlemmer af foreningen

e) Velkomstinformation

Der er mange spørgsmål når man møder op i en ny klub..

• Hvornår og hvordan skal vi betale kontingent?

• Holdinformation, hvilket niveau er der på de enkelte hold. 

• Hvornår er der træning?

• Skal man melde afbud og til hvem?

• Hvordan kommer man på hold?

• Hvad med klubtøj, skal man købe det, er der pligt til at bruge det?

• Hvem vasker tøjet?

• Er der fælles transport til udekampe og hvad med betaling?

• Hvad forventer foreningen angående mødepligt? 

• Er der hyggeligt samvær på noget tidspunkt? 

Disse og mange andre forhold er det godt at informere om overfor nye medlemmer

VELKOMMEN TIL FC SevenOaks.

Vi ønsker dig med denne lille folder velkommen til FC SevenOaks . Her kan du finde praktiske oplysninger omkring klubben, trænere, udvalg, træningstider og klubaktiviteter, samt mange andre spændende ting. 

Du kan også få informationer ved at gå ind på klubbens hjemmeside www.fcsevenoaks.dk .    

E-mail fcsevenoaks@gmail.com

Hjemmeside www.fcsevenoaks.dk

KLUBBENS BESTYRELSE 2014:

Formand: Sofus Larsen

Kasserer: Thomas Schmidt

Menig: Martin Hermansen

Menig: Chr. Jensen

Menig:Kasper Balle

KONTINGENT:

Klubkontingent ½ årligt er følgende : 600,- kr. for seniorer.

300,- kr. for passivt medlemskab.

Kontingentopkrævningen bliver sendt ud to gange årligt med betaling senest 1/3 for forårssæson og 15/7 for efterårssæson.

Ved for sent indbetalt kontingent opkræves et gebyr på kr. 100,-.

Spilleren skal huske at få sin spillerlicens med fra evt. tidligere klub. Denne skal afleveres til træneren eller holdlederen.

Ingen kan deltage i kampe, hvis man står i kontingentrestance.

PASSIVT MEDLEMSKAB 

Passivt medlemskab af klubben vil sige, at man støtter klubben, og kan deltage i arrangementer, fester og lign. .

FORSIKRINGSFORHOLD:

Klubben har ingen forsikring der dækker dig, når der spilles fodbold hos os.

Det er meget vigtigt selv at sørge for, at have tegnet en fritids/ulykkesforsikring.

Undersøg for din egen skyld hos dit forsikringsselskab, om du har sådan en forsikring.

TRÆNING OG SPILLESTED:

Sommertræning : 

Al træning og kamp foregår på Oaks Park, hvor der ikke er mulighed for bad og omklædning.

Oplysninger om træningstider kan findes på hjemmesiden eller ved at ringe til træneren.

Vintertræning :

Enten i Jerlev hvor der er mulighed for omklædning eller kunsstofbanen i Balle      

SPILLERTØJ:

Klubben sørger for spilledragt

KLUBAKTIVITETER:

Der er forskellige sociale arrangementer – normalt en gang om måneden

KLUBBENS MÅLSÆTNING:

At fremme interessen for og udbredde kendskabet til fodboldspillet i omgivelser, hvor socialt samvær og respekten for det enkelte medlem vægtes højt.  

GENERALFORSAMLING:

Generalforsamlingen afholdes i flg. klubbens vedtægter hvert år i januar.

Passive medlemmer har også stemmeret.

HVORDAN BLIVER JEG MEDLEM ?

Udfyld indmeldelsesblanketten på sidste side og aflever den til træneren.

Når du har betalt det vedlagte eller udleverede girokort er du medlem.

Husk din spillerlicens, hvis du har spillet fodbold før.

Skulle der være yderligere spørgsmål, er du velkommen til at kontakte :

Formand:     Sofus Larsen  

Kasserer: Thomas Schmidt

Kap. 4. Information og synliggørelse

4.1  Hvorfor synliggøre sig?

4.2  Sæsonprogram

4.3  Formidling

4.4  Pressekontakt

4.5  Den interne information

Bilag 1.  Eksempel på sæsonstartfolder i uddrag

Bilag 2.  Digital Bladproduktion

4.1  Hvorfor synliggøre sig?

Alle foreninger har i en eller anden udstrækning behov for at synliggøre sig. Det gælder både internt i forhold til medlemmerne og eksternt i forhold til mulige nye medlemmer, bidragydere, sponsorer, kommunale beslutningstagere m.fl..

  Kampagner og aktiviteter 

En måde at gøre det på er ved at lave kampagner og særligt tilrettelagte aktiviteter.  Her sætter kun fantasien grænser, for listen over aktivitetsformer og kampagner er næsten uendelig.

  1.   Medlemsfremstød på kommunens skoler, hvor der uddeles materiale om FC SevenOaks.
  2. Gågade -  i forbindelse med Vejle By Night
  3. Åbent hus -arrangementer
  4. Portrætudsendelser om FC SevenOaks i lokalradioen, avisen osv. 

Et kig på denne ideliste kan bruges til at konstatere to ting:

1. For det første er der mange muligheder for bestemte aktiviteter og fremstød. 

2. For det andet siger det sig selv, at effekten af de kampagner og aktiviteter, man gennemfører, bliver større, jo flere strenge man slår på. En portrætudsendelse i lokalradioen starter nok ikke et medlems-boom, men i kombination med andre ting kan det måske lokke nye medlemmer til. At arbejde med kampagner og særlige aktiviteter tjener ikke bare til at gøre FC SevenOaks synlig for omverdenen. Det kan også være med til at fremme sammenholdet i klubben og er i øvrigt sjovt både at tilrettelægge og at gennemføre.

Blot skal man være opmærksom på, at visse aktiviteter kræver en tilladelse. Uddeler man materiale på skolerne, bør man f.eks. først sikre sig skolelederens samtykke. 

Er man i tvivl om den påtænkte aktivitet kræver tilladelse, er det altid en god ide at kontakte kommunens tekniske forvaltning og/eller politiet.

4.2  Sæsonprogram

Indholdet i sæsonprogrammet er meget varieret fra forening til forening, men det afspejler at der er forskellige behov og forskellige foreninger til at formidle budskabet.

Under beskrivelsen af klubben er det vigtigt at det klart fremgår hvem klubben er for, eks. - hvad er er ideen med klubben - hvilke forventninger der er til forløbet af sæsonen - hvilke kvalifikationer skal man have for at deltage - er der mødepligt osv. 

I sæsonprogrammet skal der fremgå: Hvor, hvornår, hvem er træner og hjælpetrænerer og evt. prisen for at spille i en sæson. 

Desuden er det en god ide med en aktivitetsoversigt. Den kan udformes som en huskeliste over arrangementer som fester, generalforsamling mv. 

Oversigten skal også indeholde de mere generelle oplysninger, som f.eks. hvem bestyrelsen er, med navne, hvilke job de besidder i bestyrelsen (formand, kasserer, ansvarlig for redskaber osv.) samt naturligvis foreningens adresse, telefon, e-mail og webadresse.  

4.3  Formidlingen

At have et godt budskab og en spændende forening er en ting, en anden ting er at få solgt budskabet. Hvordan får man udbredt kendskabet til Vejles bedste tilbud og Vejles bedste klub. 

Klubben skal synliggøres, aktiviteterne skal synliggøres, således at der bliver en god tilslutning til de aktiviteter der er i hverdagen.

Den bedste PR er en god klub i hverdagen. Tilfredse medlemmer er de bedste ambassadører, derfor er grundlaget for rekruttering af nye medlemmer - tilfredse medlemmer. 

Herudover skal man selvfølgelig synliggøre sine tilbud, så flere kan få glæde af dem. Dette kan ske via flere medier, bl.a. følgende:     

• Programfolder

• Annoncer

• Plakatophæng

• Hjemmeside

• Lokalradio 

Programfolder

En af de sikre vindere for formidling af klubbens aktiviteter er den veldisponerede og gennemarbejdede folder der i klart, og frem for alt kort sprog, forklarer hvad det er vi som klub tilbyder, hvor, hvornår og hvem – helst med fotos af trænerne, leder og formand/bestyrelse. 

Folderne kan omdeles i nærområdet, lægges frem på bibliotek, skoler mv.

Annoncer

Annoncer er specielt godt for den målgruppe af nye medlemmer, og måske tilflyttere, der ofte ser efter de forskellige fritidstilbud i de husstandsomdelte ugeaviser, dagblade mv.

De der kender klubben, er måske mere tilbøjelig til at gå i den ”kendte” folder.

Herudover er det godt, hvis man kan få lokalavisen til at lave en artikel om noget der sker i klubben. Hvis man så lige kan få listet ind i artiklen at man for resten starter træningen igen, så er den hjemme. Evt. kan man lave et udkast til artiklen og sende til avisen. Det er lige så godt som en annonce og meget billigere.

Når man sætter en annonce i lokalbladet, kan man ofte som "medkøb" få lidt omtale, hvilket styrker synliggørelsen.  

Plakatophæng

Ophæng kan efter aftale ske i den stedlige købmand, kiosk eller andre centrale steder hvor der kommer mange af den målgruppe man ønsker at henvende sig til. 

Samt igen på offentlige steder så som bibliotek, skoler mv.  

Det er en god idé at hænge små “flyers” op sammen med plakater. Så har folk noget at tage med sig, så de ved hvor de skal henvende sig.

Hjemmeside

Her er det mere og mere vigtigt at være præsenteret, specielt overfor de unge, men også for tilflyttere - det er her en nem måde at se hvad der foregår i klubben. 

Klubbens hjemmeside med relevante og ajourførte oplysninger giver også et signal om at denne klub har styr på tingene. Omvendt har man et problem hvis siderne ikke er ajourført. Et godt lille råd, undlad at sætte revisionsdatoer på siderne, selv om en side er korrekt virker det forkert og uheldigt hvis den ikke har været revideret i meget lang tid.   

Lokalradio 

En af de mere forsømte formidlingsmåder. Der er muligheder hvis klubben kan bruge lokalradioen med mere overordnede budskaber fra klubben.

Pressekontakt

Målrettet PR skaber interesse for forening Pressemeddelelser, programmer, sæsonstartsannoncer mv.

Det er alt sammen med til at skaffe opmærksomhed og i den sidste ende nye medlemmer til klubben

Man behøver ikke været politiker for at få adgang til de lokale medierne, bare man har noget på hjertet og yder en struktureret PR-indsats, som tager højde for de journalistiske krav til materialet.

Et godt forhold til pressen er guld værd!

Alle lokalblade vil normalt gerne skrive om, hvad der foregår i FC SevenOaks - de skal bare have de rigtige informationer.

En god redaktionel omtale har ofte større effekt end annoncering, tænk bare på hvad den tilsvarende plads i avisen ville have kostet som annonce.

Det kan derfor helt bogstaveligt betale sig at opbygge og vedligeholde et godt forhold til pressen. Specielt Ugeavisen er en væsentlig informationskilde i FC SevenOaks naturlige område.

I kommunikation med pressen er der to hovedpunkter, som man skal koncentrere sig om. Først og fremmest er der den personlige kontakt til journalisten, derefter kommer udformningen af det, man ønsker optaget i avisen - selve pressemeddelelsen.

Vælg én ansvarlig pressekontakt

Som regel er det mest praktisk, at det er en person fra bestyrelsen, som altid har kontakten til pressen. Det gælder både journalistisk og annoncemæssigt. På den måde sikrer man, at det er en kompetent person, der kan udtale sig på foreningens vegne og samtidig sørge for den nødvendige koordinering af PR-aktiviteterne.

Første gang den PR-ansvarlige skal aflevere en pressemeddelelse eller annonce, bør det ske personligt. Det gælder om at lære journalisten at kende. Ring og aftal et møde, hvor der er tid til en lille snak om den aktuelle begivenhed, klubben generelt og anden relevant information.

Når samarbejdet er etableret kan pressemeddelelser/annoncer afleveres personligt eller ved at ringe og forberede modtageren på, at der er noget på vej. Sørg altid for, at journalisten kan få fat i pressekontakten, hvis der er spørgsmål, som ønskes uddybet. 

Inviter også journalisten til arrangementer. Skriv i god tid og følg evt. op med en opringning, hvor man tilbyder f.eks. at vise rundt og fortælle om arrangementet. Aftal tid og sted.

Opgaver for den/de presseansvarlige

  • Hvis der er flere i klubben, der har kontakt med pressen, skal der foreligge en klar    arbejdsdeling.
  • Fremsendelse af aktivitetstidspunkter til lokalpressen.
  • Fremsendelse af resultatet rettidigt.
  • Information til pressen om specielle begivenheder. Invitation til pressen vedr. overværelse af specielle begivenheder.
  • Servicering af pressen når de dukker op.

 

Pressemeddelelsen skal være en “god historie”

Jo nemmere en pressemeddelelse er at gå til for journalisten, jo større er chancen for, at den bliver bragt. Er den samtidig interessant og velskrevet, så skulle vejen til avisspalterne være banet. 

De væsentligste krav til en god pressemeddelelse er:

Find en spændende vinkel på historien, og udtryk den i overskrifter

Skriv det væsentligste først, og slut med de oplysninger, der lettest kan undværes (er der ikke plads til hele artiklen, så skærer journalisten af bagfra)

Stoffet skal være aktuelt og af generel betydning for klubben/området

Giv historien en personlig vinkel, brug f.eks. citater

Vedlæg et foto (farve eller sort/hvid i 13 x 18 cm)

Klæb en kort billedtekst på bagsiden af fotoet, billedteksten er det mest læste i avisen

Og så alt det praktiske

Når pressemeddelelsen er skrevet, bør den læses igennem af en anden person end skribenten, før den sendes. Friske øjne ser bedre end den, der har skrevet!

Vær opmærksom på, hvornår det pågældende blad har deadline - og overhold den! Et spørgsmål om deadline kan i øvrigt være en naturlig anledning til at ringe og tale med journalisten (uanset om du kender vedkommende eller ej). Benyt lejligheden til at fortælle om din pressemeddelelse, så har du allerede banet vejen for den.

Normalt skal pressemeddelelsen helst være på kort. Send den som elektronisk dokument (eller på papir), gerne inddelt i 2-3 rubrikker (afsnit) med tilhørende rubrikoverskrifter. Jo nemmere det er for journalisten at bruge indlægget,  jo større chance er der for at det bliver bragt.  

En pressemeddelelse ledsages altid af et brev stilet til journalisten eller redaktionschefen. Heri kan du forklare om baggrunden for historien og evt. fremsætte ønske om, hvornår den skal bringes. 

Tid og sted for arrangementet bør også nævnes i denne forbindelse. Husk også, at kontaktpersonens tlf. nr. både privat og på arbejdet skal fremgå tydeligt af følgebrevet, så avisen har mulighed for at indhente supplerende oplysninger.

Den interne information

Medlemspleje

At arbejde bevist med medlemspleje betyder at medlemmerne føler sig velkomne, ved hvad de kan forvente, ved hvad de har mulighed for at bidrage med og er godt informeret igennem hele sæsonen.

Den interne information kan ske via:

  • Hjemmeside
  • Synlighed
  • Møder  

 

Hjemmeside

Hvis klubben har fungeret i mange år uden hjemmeside, hvorfor så begynde at overveje om man har brug for en sådan, det vil jo blot kræve mere arbejde. 

Ja, det kræver et stykke arbejde at etablere en hjemmeside og det kræver arbejde at vedligeholde den, dels af webmaster, dels fra de personer der skal levere stof til siderne. 

En del af stoffet ”kommer dog selv” når man først har etableret links til eks. JBU, hvor kampprogram og stillinger for de enkelte hold løbende opdateres.

Yderligere vil der være mulighed for både at lægge faste informationer ind, sidste nyt, samt PR for løbende aktiviteter. 

Det vil givet kun være en del af klubbens medlemmer, der vil gøre brug af hjemmesiden, men hvis siden er god og løbende ajourføres vil antallet af brugere løbende vokse. 

Information til medlemmerne er ofte et problem i mange klubber, dette er der mulighed for at forbedre væsentligt med en hjemmeside, hvilket er en billig måde at informere på. 

Indhold og omfang

Når man har besluttet sig for at udarbejde en hjemmeside, skal man have fastlagt udseende og indhold. Det er en god ide at lade sig inspirere af andre med hensyn til udseende, opbygning og indhold. Start beskedent vedr. indhold og omfang af informationer på hjemmesiden, det er meget vigtigt at siderne løbende bliver ajourført. Ingen gider gå videre på en hjemmeside, hvis man kan se, at den ikke er vedligeholdt i flere måneder. Når man har været på et stykke tid er det nemmere at vurdere, dels hvor meget man magter arbejdsmæssigt, dels hvor stort behovet er i klubben. Pokker stå i at lave en masse sider som ingen gider læse.   

Hjemmesiderne er også et godt sted at synliggøre sine sponsorer. 

Kap. 5. FORSIKRINGSFORHOLD:

Klubben har ingen forsikring der dækker dig, når der spilles fodbold hos os.

Det er meget vigtigt selv at sørge for, at have tegnet en fritids/ulykkesforsikring. 

Undersøg for din egen skyld hos dit forsikringsselskab, om du har sådan en forsikring.

Kap. 6. Sponsorer        

6.1  Klubbens sponsorpolitik

6.1.1  Klubbens forudsætninger

6.1.2  Hvad kan og vil vi sælge?

6.1.3  Konsekvenser af sponsoraftaler

6.1.4  Formulering af en samlet sponsorpolitik

6.1.5  Information til sponsorer

6.2  Sponsoraftaler

6.2.1  Omfang og muligheder

6.2.2  Præsentation og salg

6.3  Synliggørelse af sponsorer

6.4  Sponsorpleje 

6.4.1  Omfang

6.4.2  Hvem gør hvad

6.1  Klubbens sponsorpolitik

Når vi som klub påbegynder sponsorater skal man tænke tingene grundigt igennem. Når sponsorer lægger penge i FC SevenOaks, skal sponsorerne have nogle klart definerede modydelser. 

Endvidere skal  klubben være loyal over sponsorerne. 

Sporten er i stand til at levere en række produkter, der bl.a. kan medvirke til at forøge befolkningens kendskab til samarbejdspartneren (virksomheden og / eller dennes produkter). Hvad hjælper det, hvis man som virksomhed eller butik har verdens bedste produkt, hvis ingen kender til hverken produkt eller udbyder!

FC SevenOaks kan levere følgende kerneydelser.

Skilte / bandereklamer, reklame på spilledragt, trænings – og opvarmningsdragter.

-    annoncer på hjemmeside

-    pressemeddelelser, avisomtale, publikationer  

-    fotos, logos med i annonce for arrangementet  

-    logos på biler, brevpapir, kuverter, plakater

6.1.1  Klubbens forudsætninger

Dokumentation

Det er væsentligt for arrangøren at få data, som kan underbygge, at en evt. sponsoraftale vil være fordelagtig for virksomheden i dennes bestræbelser på at nå sin målgruppe bedst og billigst!

Relevante data kan være:

-  antal medlemmer, tilhørende antal familiemedlemmer

-  antal tilskuere

‑  hvilke personer, der typisk interesserer sig for idrætsgrenen med hensyn til:    køn, alder, indkomst, evt. livsstil mv.

‑  avisomtale målt som spaltemillimeter.

-  klubbens placering i lokalsamfundt

-  klubbens status i lokalsamfundet

-  klubbens faciliteter 

-  klubbens økonomi  

Klubbens stade

Hvor er klubben bedste holds placeret.

Hvor mange hjemmekampe er der pr. sæson.

Hvor mange tilskuere kommer der til hjemmekampene.

Hvor mange hold har klubben og hvor er de placeret.

Klubbens sportslige målsætning 

Eksempel:

Etablering af bred/bæredygtig spillertrup

Etablering af bred/bæredygtig trænerstab

Filosofi

Eksempel:

Noget om planlægningen

Klubbens troværdighed

Noget om fællesskab

Klubånd og moral

Organisatoriske mål

Eksempel:

Opbygning 

Etablering 

PR, økonomi mv. 

6.1.2  Hvad kan og vil vi sælge?

Eksempler:

Logo / firmanavn på spillertøj

Placering:   

Trøjer, bryst, ryg, krave, ærmer  

- en spiller - alle spillere?  

Shorts, foran på ben, bag

- en spiller - alle spillere

Træningstøj, front, ryg, ben , arme

- en spiller - alle spillere

- træner

Bander, Annoncer, hjemmeside, Kampbold, Sponsorlogo på frivillige ledere

6.1.3  Konsekvenser af sponsoraftaler

En sponsoraftale, er en aftale mellem klubben og sponsoren, som omhandler de ydelser klubben stiller til rådighed for sponsoren, og de ydelser sponsor giver klubben til gengæld.

Fra klubbens side kan det handle om fremvisning af sponsors logo eller navnetræk på spilledragter, redskaber, biler, bygninger og andre faciliteter. Og om forskellige ydelser i forbindelse med arrangementer ‑ invitation af sponsor ved sportslige begivenheder m.v.

Fra sponsors side, kan det handle om kontante ydelser, levering af tøj, redskaber, og meget andet.

Sponsoraftaler kan indgåes med enkeltpersoner i klubben, for dele af klubben eller for hele klubben.

Sponsoraftaler kan indgåes for en tidsbestemt periode, for et enkelt arrange­ment eller som et enkeltstående tilskud.

6.1.4  Formulering af en samlet sponsorpolitik

6.1.5  Information til sponsorer

6.2  Sponsoraftaler

6.2.1  Omfang og muligheder

Eksempel: Som et led i sponsoratet kan arrangøren som modydelse tilbyde den sponsorerende virksomheds personale og / eller indehaver forskellige goder.

6.2.2  Præsentation og salg

Klubbens samlede produkttilbud til erhvervslivet bør indeholde flere forskellige prisniveauer.

6.3  Synliggørelse af sponsorer 

6.4  Sponsorpleje 

Sponsor skal plejes godt.

Det koster en del arbejde at få etableret et sponsorforhold.

Hvis der er indgået en god aftale, som begge er tilfredse med, så skal det måske på et tidspunkt overvejes at forlænge aftalen. Og så ville det være rart, at forholdet til sponsor er velfunderet, så klubben ikke skal begynde helt forfra på salgsarbejdet.

En af måderne at få et godt forhold til sponsor er, at invitere sponsor til forskel­lige arrangementer.

Det kunne være til fotografering af et hold, overrækkelse af præmier, grisefest osv.

Beslutningen om, hvad klubben vil gøre for at bibeholde det gode forhold til sponsor, skal tages umiddelbart efter, at aftalen med sponsor er indgået. Overvejelserne bør gøres i god tid inden aftalen bliver indgået.

Der skal være styr på sponsorarrangementer, derfor skal tingene være aftalt detaljeret inden gennemførelse.

Arrangement:   Skriv hvad det er for et arrangement (hjemmekampe, fotografering, grisefest, indvielse m.v.).

Ydelse til sponsor:  Skriv hvad sponsor skal opleve (invitation til indvielsen, invitation til fotograferingen m.v.).

Dato: Skriv hvornår arrangementet finder sted.

Ansvar: Skriv hvem der har ansvaret for at sponsor bliver inviteret, budt velkommen, fulgt på plads og så videre.

Forberedelse: Skriv hvilke forberedelser som skal foretages (udsendelse af invitation, fremstilling af program for arrangementet og så videre).

OK: Sæt check‑mærke når alle forberedelser er på plads, og den ansvarlige har meldt OK.

 6.4.2  Hvem gør hvad

Når modtagerne af sponsormidler er blevet informeret om de krav der er til modydelser, burde man mene, at det så også bliver gjort. Men da det er bedre, at klubben selv opdager en misligholdelse af aftalen, end at sponsor gør det, bør der laves en aftale med den eller de, som har ansvaret for opfølgelse på sponsoraftalen.

Opfølgningen går to veje.

Sponsors ydelse

Hvis ydelsen fra sponsor er en éngangs ydelse, er det ikke noget problem at konstatere, om sponsor har overholdt aftalen. Men hvis ydelsen er løbende eller periodisk, skal du lave et system til opfølgning.

Det kan for eksempel være, at få den regnskabsansvarlige til at give be­sked, når beløbet er sat ind på kontoen.

Klubbens modydelse

Uanset om modydelsen skal gives over én eller flere gange, så bør den ansvarlig for sponsoraftalen, checke, at modydelsen er på plads, og bør selv foretage opfølgningen.

Men da det måske ikke altid er praktisk muligt, at den ansvarlige deltager i alle klubbens aktiviteter, er det til tider nødvendigt, at en anden tage ansvaret for opfølgningen. 

 

Denne manual er oprettet januar 2014 af FC SevenOaks